Claves para ofrecer un servicio de impresión de documentos seguro y eficiente

smazzoni's picture

La impresión de documentos sigue siendo muy importante para cualquier organización, pero puede ser una pérdida oculta de ganancias si no está debidamente regulada.

De acuerdo con la empresa consultora Gartner, los gastos de impresión representan entre el 1 y el 3 % del presupuesto de la mayoría de las corporaciones. Esto significa que una compañía de 10 millones de dólares gastaría entre US$100 y US$300 mil al año en la producción de documentos.

En la mayoría de los casos, este tipo de gastos proviene de los equipos, su mantenimiento y los insumos. Sin embargo, hay que tener en cuenta otros factores como el consumo de energía y el tiempo destinado por los empleados para las tareas de impresión. 

Un estudio de la IDC, registrado por el portal Finanzas, advierte que un funcionario invierte tanto tiempo superando los desafíos de imprimir documentos que anualmente pierde hasta el 20 % de su productividad, lo que equivale a dos meses de trabajo.

¿Sabías que de 10.000 páginas que un funcionario de una gran corporación imprime anualmente, el 17 % se puede considerar como desperdicio?

La gestión es la solución

La optimización de un entorno de impresión profesional puede ser un gran desafío, sobre todo en empresas grandes, sin embargo con la tecnología correcta se pueden conseguir excelentes resultados.

Organizaciones que ofrecen servicios de impresión a las empresas seguramente están familiarizados con el concepto de gestión de impresión.

Pues bien, se trata de implementar un sistema que proporcione la habilidad de administrar de forma segura el uso y costos de impresión por parte de un individuo, un departamento o toda una organización.

El esquema tradicional de un equipo de impresión por funcionario quedó en el pasado; ahora hay nuevas modalidades que hacen posible que varios empleados usen un solo equipo para hacer sus impresiones.

Gracias a la combinación de un buen software y hardware de calidad se pueden establecer sistemas realmente seguros y eficientes.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de impresión?

El usuario envía la solicitud de impresión desde su estación de trabajo o dispositivo móvil, la cual llega a un servidor del sistema. Una vez se hace la autenticación con la tarjeta corporativa en la impresora o multifuncional, el pedido viaja del servidor al equipo y se hace la impresión.

Existen lectores que, gracias a su tamaño compacto y a su tecnología de comunicación de campo cercano (NFC), se pueden integrar dentro de las impresoras o multifuncionales (independiente de la marca) por medio de una conexión USB para autenticar la identidad de la persona con la tarjeta corporativa.

Es importante señalar que no cualquier lector soporta todos los protocolos y tecnologías de tarjetas del mercado.  

Con este proceso, los empleados de una organización puedan liberar sus documentos desde cualquier equipo, sin importar la sucursal de la empresa donde se encuentren.

¿Cómo reducir costos en una organización con impresión segura?

Este sistema comprende la creación de puestos o centros de impresión que se pueden ubicar por piso, bloques, etc. dependiendo del diseño del edificio. De esta manera se necesitarán menos equipos y, por ende, disminuye la cantidad de papel, tóner y electricidad usada dentro de una institución.

Por otro lado, de esta manera se logra una capa adicional de protección de datos y en algunos países facilita el cumplimiento de normativas relacionadas con este proceso.

Debido a la prisa por imprimir y las largas colas de impresión, a veces los usuarios envían varias solicitudes, lo cual además de malgastar recursos es una amenaza para la confidencialidad de dichos documentos.

Dado que con esta modalidad los documentos solo se imprimen después de que un empleado haya presentado su credencial, se reduce el desperdicio del material, y se garantiza que solo la persona autorizada pueda visualizar la información impresa. 

Finalmente, este proceso permite aprovechar las ventajas de las credenciales de control de acceso físico de los empleados, pues amplía su uso para imprimir de forma segura documentos.

Todos estos factores le permiten a las organizaciones tener una visión completa para analizar y administrar sus operaciones de impresión, controlar sus gastos y generar reportes.

Tecnología comprobada en América Latina

Un importante banco de Chile ya está usando esta tecnología con los lectores HID OMNIKEY 5427 integrados a sus equipos de impresión.

Este nuevo esquema le presentó una conveniente experiencia de autenticación en las impresoras que le permitió reducir en un 20 % el volumen de impresiones y pasar de utilizar 6.000 equipos a contar solo con 2.500 para cubrir sus necesidades de impresión.

Esta solución se implementó en cada una de las sucursales del banco, beneficiando a cerca de 14.000 usuarios y ha reducido las necesidades de impresión generales de la organización, aumentando el control sobre los insumos (papel, tinta, etc.) y garantizando que solo los usuarios autorizados obtengan los documentos impresos. También disminuyó el consumo de energía y bajó los costos relacionados con los trabajos de impresión duplicados.

Aquí más información sobre soluciones para la administración de impresión